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En entreprise, des milliers de documents demandent chaque jour qui passe l'attention des cadres. La plupart de ces documents nécessitent d'ailleurs l'apposition d'une inscription en guise de validation. Il s'agit de la signature. Pour alléger la tâche et éviter les documents trop encombrants, des solutions pratiques de signature ont vu le jour. On parle de la signature électronique ; une option sécurisée pour valider les documents numériques. Qu'entend t-on exactement par signature électronique et SAE ? Quelles sont les caractéristiques de cette forme de signature ? Quels sont ses avantages ? Des réponses ici.
Qu'est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est en effet une stratégie moderne de signature des documents en ligne. Pratique et rapide, elle permet de valider plusieurs documents numériques en quelques clics. Il faut préciser que la signature électronique et SAE offre une valeur probante aux documents. Plus encore, elle permet de rendre uniques et non falsifiables les documents numériques signés. C'est donc une solution très adaptée pour lutter contre les risques de falsification ou de fraude dans le système entrepreneurial. La signature numérique permet en effet d'authentifier un document numérique.
Aussi, après signature, des preuves de consentement de signature sont présentées. Ce qui permet de s'assurer en temps voulu du point de vue du signataire. La signature scannée et la signature numérique sont également des formes de signature très recommandées. Ces formes de signature ne permettent par contre pas d'obtenir des preuves de consentement du signataire. Les preuves de consentement se traduisent par la garantie de l'intégrité des documents signés grâce à la méthode de signature électronique.
Quelles sont les différentes caractéristiques de la signature électronique et SAE ?
Comme énoncé précédemment, la signature électronique garantit l'authenticité des documents à signer. Après apposition de la signature, il existe en effet des moyens de vérification très fiable. Vous pouvez vérifier l'identité du signataire. Il est aussi possible de sécuriser les documents fournis. Pour faire simple, la signature électronique est caractérisée par un système d'authentification poussé. Il a également un caractère infalsifiable.
Ce qui réduit considérablement les risques de falsification de document au sein de votre entreprise. Autre caractère important, la signature électronique est encadrée par un système de sécurité très élevé. Il s'agit du SAE. Ce système limite la possibilité de réutilisation des mêmes modèles de signature. Cela dit, la signature électronique est unique à chaque fois qu'elle est utilisée. Il est impossible d'utiliser la même signature électronique sur plusieurs documents. Elle a un caractère intègre et irrévocable.
Avantages et différents types de la signature électronique
Les avantages liés à l'adoption de la signature électronique sont multiples en entreprise. Premièrement, le système de signature électronique vous permet de centraliser tous les flux contractuels de votre entreprise. Lorsque les flux contractuels sont centralisés, il est plus facile de gérer le suivi des actions en relation avec vos contrats. La signature électronique favorise la réduction des cycles de conversion et l'automatisation des workflows. Par ailleurs, il existe plusieurs outils de signature électronique. Pour trouver l'outil de signature qu'il vous faut, fixez-vous des critères importants.
Dans le choix des critères, privilégiez le confort et la sécurité de vos contrats. Enfin, pensez à adapter les types de signatures qu'il faut à vos différents contrats. Comme types de signature, on note : la signature qualifiée, celle avancée et la signature simple. Notez que chaque option de signature, fait profiter d'une valeur probatoire.
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